(Aproape) Totul despre cultura de organizație

Pornind de la ideea că fiecare angajat al unei organizații ar trebui să aibă o înțelegere de bază a culturii organizaționale și că în preocupările strategice ale executivilor, pe ESG, cultura de organizatie ar trebui sa fie pe agenda zilnică, dedicăm acest articol subiectului Cultura de Organizație. Îl vom prezenta într-un mod cât mai detaliat posibil folosindu-ne de informațiile și know-how-ul nostru dobândit în ultimii  20 de ani.

Începând cu o scurtă istorie a conceptului de cultură și trecând prin definiții ale specialiștilor în domeniu, vom vedea de ce succesul oricărei companii depinde de cultura organizațională. De asemenea, vom explora diferitele tipuri de culturi de organizație și modul în care acestea au impact la angajații și în rezultatele organizației.

1. Cultura de organizație – scurt istoric

Conceptul de “cultură” a început să fie folosit în organizații abia în secolul XX. Prima dată a fost folosit la sfârșitul secolului XIX în urma unor studii de antropologie socială făcute pe societăți primitive care descriu obiceiurile, valorile și credințele acestor comunități culturale. Aceste studii au dezvăluit că fiecare societate are modul ei unic de a se adapta ca sistem social. Astfel, termenul de cultură reprezintă caracteristicile oricărui grup uman care sunt transmise din generație în generație pentru că ele sunt considerate necesare pentru supraviețuire și adaptare. Specialiștii în management au preluat din antropologie conceptul de cultură și folosindu-l cu sensul de cultură organizațională au reușit să facă o delimitare mai clară a domeniului.

2. Ce este cultura organizațională?

În esență, nu există o definiție universal acceptată a culturii organizaționale. În acest articol, vom prezenta două definiții ale celor 2 experți incontestabili ai domeniului: Edgar Schein, pionier în domeniul culturii de organizație, psiholog și profesor emerit al MIT Sloan School of Management și Robert A. Cooke, profesor la Universitatea Illinois din Chicago și cercetător în științele sociale, autorul primului instrument de măsurare a culturii organizaționale, ORGANIZATIONAL CULTURE INVENTORY®, recunoscut atât  de mediul de afaceri cât și de cel  academic.

Potrivit lui Schein, cultura este “un model creat pe baza unor principii împărtășite de un grup, care a descoperit și aplicat aceste principii pentru a rezolva problemele de adaptare externă și integrare internă, principii care au generat rezultate bune și, prin urmare, au putut fi considerate valabile și predate noilor membri.”

Robert Cooke definește cultura organizațională ca fiind reprezentată de “valorile, normele și așteptările împărtășite care guvernează modul în care oamenii își abordează munca și modul în care interacționează unii cu ceilalți“.

2.1. Tipuri de cultură organizațională

Există mai multe clasificări pentru cultura de organizație în funcție de mai multe criterii. Noi vom dezvolta clasificarea făcută de Robert Cooke, creatorul metodologiei de diagnoză de cultură de organizație Human Synergistics.

2.1.1. Cultura constructivă

Cultura constructivă este caracterizată de valori precum transparență, încredere, comunicare deschisă, respect și colaborare. Această cultură încurajează angajații să-și exprime ideile și să-și manifeste creativitatea, să ia decizii și să-și asume responsabilitatea pentru rezultatele activității lor. Angajații sunt tratați ca parteneri și li se oferă sprijin și autonomie în îndeplinirea sarcinilor. În organizațiile cu acest tip de cultură se așteaptă ca membrii organizației să se străduiască să atingă excelența, să crească și să se dezvolte, să se susțină unii pe ceilalți, să construiască relații și să colaboreze. Culturile cu astfel de așteptări îi motivează pe oameni să performeze la un nivel înalt și să producă rezultate care sunt sustenabile în timp.

 2.1.2. Cultura pasiv-defensivă

Cultura pasivă este caracterizată de un stil de management paternalist și de o atitudine conservatoare față de schimbare. În organizațiile cu acest tip de cultură, se acordă mai multă atenție menținerii status quo-ului decât inovației și dezvoltării. Angajații sunt percepuți ca fiind mai puțin importanți decât obiectivele organizației și li se cere sa respecte normele și regulile fără sa fie implicați în luarea deciziilor. Deasemenea, în organizațiile în care există acest tip de cultură se așteaptă ca angajații să fie precauți, să paseze deciziile către superiori, să fie ezitanți în ce privește ideile și să se asigure că le fac pe plac managerilor.

 2.1.3. Cultura agresiv -defensivă

Cultura agresivă este caracterizată de un stil de management autoritar si de o atitudine competitivă. În organizațiile cu acest tip de cultură, se acordă o importanță mare performanței individuale și se pune accent pe competiție și rivalitate între angajați. Deasemenea, există deseori o lipsa de respect față de drepturile și nevoile angajatilor, ceea ce poate duce la conflict și tensiune între membrii echipei. Se așteaptă ca membrii organizației să fie duri, critici, competitivi (unii împotriva celorlalți) și să pună munca mai presus de orice. Organizațiile  cu astfel de așteptări îi motivează pe oameni să caute soluții pe termen scurt care să “cârpească” pe moment dar care creează alte probleme pe termen lung. Performanța poate să fie bună pe termen scurt, în anumite condiții, dar nu poate fi susținută pe termen lung.

2.2. Structura culturii de organizație

Edgar Schein a dezvoltat o structură clară a culturii organizaționale, care cuprinde trei niveluri esențiale. Aceste niveluri variază de la manifestările foarte tangibile pe care le puteți vedea și simți până la prezumțiile de bază, adânc înrădăcinate și inconștiente care sunt esența culturii. Între aceste straturi sunt diferite credințe, valori, norme și reguli de comportament susținute pe care membrii organizației le folosesc ca un mod de a descrie cultura pentru ei și pentru ceilalți.

•       La nivelul vizibil, se găsesc artefactele sau elementele exterioare ale culturii, cum ar fi simbolurile, ritualurile, limbajul și comportamentul vizibil. Acestea sunt cele mai evidente și ușor de observat elemente ale culturii organizaționale. Printre aceste artefacte se află și climatul grupului, care reprezintă manifestarea culturii. Un exemplu ar fi atmosfera din birou, care poate să indice un climat de muncă pozitiv și colaborativ sau, dimpotrivă, unul ostil și competitiv.
•        La nivelul valorilor, se regăsesc principiile și ideile care ghidează comportamentul și deciziile angajaților. Acestea sunt, de obicei, învățate prin experiența angajaților și se reflectă în modul în care aceștia se raportează la munca lor, la clienți și la colegii lor. De exemplu, dacă o companie promovează valorile de inovație și creativitate, angajații vor fi încurajați să vină cu idei noi și să încerce noi abordări în proiectele pe care le desfășoară.
•       La nivelul presupunerilor fundamentale, se regăsesc valorile și credințele adânc înrădăcinate care guvernează comportamentul și deciziile angajaților. Aceste presupuneri sunt dificil de identificat sau de schimbat și pot fi transmise prin istoria organizației, cultură și moștenirea culturală a acesteia. De exemplu, dacă o companie promovează valori precum loialitatea față de companie și conformismul, atunci acestea vor fi reflectate în comportamentul angajaților și în deciziile pe care aceștia le iau.

3. Valorile unei companii și cultura de organizație

Pentru a crește calitatea culturii organizațiilor pe care le conduc, liderii trebuie să acorde la fel de multă atenție valorilor precum acordă performanței. Valorile sunt adesea definite în termeni abstracți, vagi, greu de transpus în interacțiuni din viața reală – sunt mai degrabă idei decât reguli de comportament clare. Dar atunci când sunt formalizate și definite în termeni comportamentali specifici, acestea pot fi un instrument puternic pentru a ajuta angajații să înțeleagă ce se așteaptă de la ei în organizație

Pentru a măsura cu precizie valorile la fel ca performanța, acestea trebuie să fie definite clar și să includă comportamente dezirabile. Atunci cănd liderii adoptă aceste comportamente dezirabile, creează credibilitate pentru noile reguli și norme și îi inspiră pe angajați să le urmeze exemplul. În acest fel, angajații pot vedea că valorile sunt cu adevărat importante pentru liderii lor și pot demonstra cum le trăiesc în propriul lor comportament.

Iată un exemplu: o companie de retail a decis că una dintre valorile pe care vrea să le adopte și să le promoveze este “Excelență în Customer Service”. Practic, să ofere fiecărui client servicii de înaltă calitate cu fiecare ocazie și să fie cea mai bună versiune a lor.

În continuare, au definit comportamentele dezirabile care exprimă exact modul în care fiecare angajat trebuie să se comporte pentru a exersa și a demonstra valoarea  “excelență în customer service”. Aceste comportamente descriu ceea ce fiecare angajat va FACE zilnic pentru a trăi această valoare. Comportamentele au fost:

• Sunt prietenos/oasă, zâmbesc prompt și entuziast oricui se apropie la mai puțin de 3 metri de mine
• Depășesc așteptările clienților oferind soluții la nevoile lor
• Ajut fiecare client să găsească articolele sau serviciile solicitate.

Acestea sunt comportamente măsurabile și realizabile de oricine din echipă, pot fi urmărite și îmbunătățite. Atunci când valorile sunt definite în termeni observabili, tangibili și măsurabili, pot fi trăite, dezvoltate și recompensate – la fel cum se face cu așteptările de performanță.

4. Relația dintre cultura de organizație  și climatul organizațional

Cultura de organizație și climatul organizațional (care include angajamentul oamenilor) sunt două fenomene separate, chiar dacă adesea se vorbește despre ele ca și cum ar fi unul și același lucru. Cele două sunt separate dar interconectate.

Metafora Icebergului este folosită foarte des pentru ilustrarea diferenței între climat organizațional și cultură de organizație.

Climatul organizațional are două componente:

• Cum se simt oamenii ca parte din organizație. Această componentă include angajamentul, satisfacția și alte consecințe la nivel individual ale culturii.
• Ce cred că văd oamenii întâmplându-se în organizație. Această componentă include lucrul în echipă, nivelul de influență, claritatea scopului, percepțiile despre corectitudine și echitate, managementul diversității etc.

Cultura de organizație se concentrează pe cum cred oamenii că se așteaptă de la ei să se comporte. Ea include așteptările și normele comportamentale care îi ghidează pe oameni în ce privește modul în care ar trebui să gestioneze situațiile care apar în munca lor de zi-cu-zi.

Cultura organizațională poate afecta climatul organizațional în moduri diferite, în funcție de tipul de cultură organizațională. În cadrul unei culturi constructive, climatul organizațional poate fi pozitiv, iar angajații pot avea o atitudine pozitivă față de organizație și de mediul de muncă. În cadrul unei culturi pasive sau agresive, climatul organizațional poate fi negativ, iar angajații pot simți o lipsă de motivație și implicare iar angajamentul oamenilor și echipelor va fi scăzut.

Schein spunea că „Un climat poate fi creat la nivel local, prin ceea ce fac liderii, prin circumstanțele care  se aplică și prin ceea ce mediul de lucru permite. O cultură poate evolua doar din experiența reciprocă și învățarea comună.”

Este util să înțelegem modul în care atât climatul, cât și cultura de organizație ne influențează modul de a gestiona eficient problemele, provocările sau obiectivele. Rezultatele concentrării asupra schimbării climatului organizațional pot duce la unele victorii rapide, cum ar fi angajații mai motivați temporar, dar îmbunătățirile pot fi de scurtă durată dacă nu are loc o schimbare de cultură.

5. Dezvoltare organizațională – ce este?

Dezvoltarea Organizațională din perspectiva Human Synergistics este o abordare sistemică și integrată de schimbare și dezvoltare a culturii organizaționale. Aceasta se concentrează pe dezvoltarea unui mediu de lucru pozitiv și productiv, care promovează învățarea, creșterea personală și profesională, precum și îmbunătățirea performanței organizației.

Folosind instrumente precum Organizational Culture Inventory® (OCI®) sau Organizational Effectiveness Inventory ® (OEI®), intervențiile HS diagnostichează cultura organizațională și identifică și dezvoltă liderii care promovează valorile și comportamentele constructive, dezvoltarea abilităților de comunicare și colaborare în cadrul echipei, precum și crearea unui mediu de învățare continuă și îmbunătățirea continuă a performanței organizaționale.

Sistemul integrat de diagnoză Human Synergistics a fost creat pentru a iniția și accelera schimbarea la nivel individual, de grup sau organizațional prin integrarea a 5 niveluri de comportament:

• stiluri personale
• impactul asupra celorlalți
• stiluri de grup
• cultură de organizație
• customer experience.

În imaginea de mai jos sunt descrise nevoile de business si instrumentele Human Synergistics care pot fi folosite pentru adresarea acelor nevoi.Cum accelerează sistemul integrat creșterea sustenabilă a organizațiilor:

• Creează un limbaj comun care poate fi folosit atât de angajați cât și de lideri
• Face legătura și conectează cultura de leadership, pentru ca liderii să vadă și să înțeleagă cum anume comportamentele lor întăresc starea de fapt, oferind totodată perspective noi despre ce vor avea nevoie să schimbe pentru a duce eficacitatea și performanța organizației la „următorul nivel”
• Oferă liderilor informații clare și precise despre pârghiile pentru schimbare care trebuie acționate pentru a ajuta organizația să-și atingă și să-și depășească obiectivele
• Permite organizațiilor să definească și să operaționalizeze valorile care îi sprijină și întăresc misiunea și prioritățile.

În mod esențial, dezvoltarea organizațională se concentrează pe creșterea nivelului de conștientizare și responsabilitate a liderilor și angajaților, încurajându-i să ia măsuri active pentru a crea o cultură organizațională pozitivă și o performanță durabilă.

5.1. Comunicarea internă – rol în dezvoltarea organizației?

Comunicarea internă joacă un rol esențial în dezvoltarea unei organizații de succes. Cât de eficace comunică organizația către toate nivelurile sale și cum comunică ele între ele are un impact major asupra culturii de organizație. Comunicarea sarcinilor trebuie să fie precisă, completă, credibilă și consecventă, în timp ce comunicarea managerială trebuie să fie directă, voluntară și reflectată în acțiuni. De asemenea, este important ca ceea ce se comunică să pornească discuții și să rezolve probleme, nu doar să ofere fapte și cifre. Liderii care demonstrează preocupare atât pentru sarcini, cât și pentru oameni și care facilitează atât îndeplinirea sarcinilor cât și conexiunile interpersonale sunt cei care au mai mult succes.

Comunicarea internă reprezintă o componentă fundamentală în dezvoltarea unei organizații și poate juca un rol esențial în următoarele moduri:

• Promovează transparența și încrederea: Comunicarea transparentă și deschisă poate ajuta la construirea încrederii între angajați și între aceștia și conducere. Atunci când angajații au acces la informațiile și resursele de care au nevoie, se simt mai în siguranță și mai capabili să-și desfășoare activitatea.
• Crește gradul de implicare a angajaților: Comunicarea internă poate implica angajații în viața organizației. Atunci când comunicarea între departamente, conducere și angajați este eficientă, aceasta poate crea un sentiment de apartenență și poate îmbunătăți relațiile de muncă. Angajații implicați sunt mai motivați, mai productivi și mai loiali companiei.
• Ajută la îmbunătățirea performanței: Comunicarea internă poate ajuta la îmbunătățirea performanței prin feedback și monitorizare.. Prin comunicarea regulată și chestionarea continuă, angajații și conducerea pot identifica probleme și pot lua măsuri pentru a le rezolva.
• Promovează inovația și creativitatea: Comunicarea internă poate fi un instrument important pentru a promova inovația și creativitatea în cadrul organizației. Atunci când oamenii pot comunica liber și pot împărtăși idei, pot fi generate idei noi și soluții la problemele existente.

 5.2. Transformarea organizațiilor – schimbarea culturală, cheia creșterii și dezvoltării organizaționale

Transformarea organizațiilor se referă la schimbarea structurală, culturală sau strategică a unei companii, pentru a face față schimbărilor din mediul extern sau pentru a îmbunătăți performanța și eficiența sa. Cu toate acestea, dacă cultura organizațională nu susține obiectivele și valorile companiei sau nu se potrivește cu mediul extern, este necesară o schimbare. Transformarea organizației poate fi realizată prin intermediul unor metode și tehnici aplicate strategic și planificat.

Deși este important să se realizeze schimbări la nivel structural și strategic, schimbarea culturală este esențială pentru a permite creșterea și dezvoltarea organizației. Când valorile, normele și comportamentele promovate prin cultura organizațională sunt aliniate cu misiunea și strategia companiei, acestea pot influența modul în care angajații înțeleg și adoptă misiunea și strategia companiei.

Pentru succesul unei transformări culturale într-o organizație, trebuie să se acorde atenție la câteva aspecte cheie.

1. CEO-ul și echipa de top management trebuie să modeleze transformarea culturală. Este nevoie de cineva din vârful organizației care să fie pasionat să facă organizația să performeze la următorul nivel. Această persoană poate fi CEO-ul dar s-a întâmplat să fie și un director de HR cu viziune.
2. Este vital să implicați angajații în procesul de transformare a culturii de organizație. Prin intermediul unui dialog constructiv și a unei comunicări sporite, este posibil să obțineți o masă critică de angajați din organizație care să se implice personal în proces
3. Fiecare organizație trebuie să lucreze la cauzele propriei culturi și să creeze, implicând oamenii, un program prin care să le abordeze. Datele obținute din chestionare pot fi vitale în acest proces. Construiți un vocabular al schimbării și al consecințelor ei. Folosirea poveștilor, a metaforelor, a scenariilor sau descrierea unei stări viitoare ideale, toate sunt posibile exemple.
4. Este important să luați în considerare știința din spatele procesului de schimbare a culturii de organizație. Este vital să găsiți oameni cu experiență și să provocați asumpțiile. Nu uitați că lipsa de acceptare a schimbării este cel mai mare motiv pentru care programele de schimbare a culturii de organizație eșuează. Cercetările arată că 66% dintre inițiativele de schimbare nu duc la obținerea rezultatelor anticipate, deși peste 95% dintre ele aveau soluții bune.
5. Cultura este despre sistemele, structurile și procesele care îi fac pe oameni să creadă că ar trebui să se comporte în anumite moduri, nu uitați asta. Deși poate fi tentant să vă concentrați pe comportamente, în primele etape ar trebui să vă concentrați pe sistemele care generează respectivele comportamente.

6.  De ce este important sa construiești o cultură organizațională solidă (constructivă)? 

Cultura organizațională influențează fiecare aspect al companiei, de la modul în care se iau deciziile, la modul în care se gestionează crizele și se planifică obiectivele. În plus, cultura organizațională este cel mai bun predictor al capacității companiei de a-și implementa strategia cu succes.

Conform lui Edgar Schein, profesor emerit al MIT Sloan School of Management, “Dacă nu conduci cultura, te conduce ea pe tine, și s-ar putea să nici nu îți dai seama de proporția în care asta se întâmplă.”

De aceea, este important să gestionezi cultura organizațională și să o construiești într-un mod constructiv.

Iată câteva motive pentru care este important să construiești o cultură organizațională solidă și constructivă:

• Crearea unei identități puternice – Cultura organizațională definește valorile, misiunea și obiectivele companiei tale. O cultură organizațională solidă poate ajuta la crearea unei identități puternice pentru companie, care poate fi folosită pentru atragerea și retenția personalului talentat și loial.
• Îmbunătățirea angajamentului oamenilor și echipelor – O cultură organizațională constructivă poate ajuta la îmbunătățirea angajamentului și satisfacției angajaților. Când angajații se identifică cu valorile și misiunea companiei și simt că fac parte dintr-o echipă care urmărește aceleași obiective, acest lucru poate crește nivelul lor de implicare și motivație, iar dezvoltarea echipelor devine mai ușoară.
• Creșterea productivității – O cultură organizațională solidă poate contribui la creșterea productivității. Când angajații sunt implicați și motivați, ei sunt mai dispuși să muncească mai eficient și să-și îmbunătățească performanța.
• Construirea unui mediu pozitiv de lucru – O cultură organizațională constructivă poate contribui la construirea unui mediu de lucru pozitiv și colaborativ. Când angajații se simt parte dintr-o echipă și sunt încurajați să împărtășească idei și să lucreze împreună, acest lucru poate duce la o atmosferă de muncă mai plăcută și mai eficientă iar fluctuația de personal scade.
• Atragerea clienților – O cultură organizațională solidă poate ajuta la atragerea clienților. Când o companie are o cultură organizațională puternică și valorile sale se reflectă în produsele și serviciile sale, acest lucru poate atrage clienți care împărtășesc aceleași valori și principii.
• Creșterea inovației și creativității – O cultură organizațională constructivă poate ajuta la crearea unui mediu de lucru care încurajează inovația și creativitatea. Acest lucru poate ajuta compania să dezvolte noi idei și să rămână competitivă pe termen lung.

7. Cum îți dai seama că un viitor angajat nu se potrivește culturii organizaționale din compania ta?

Cultural Fit (cunoscută și sub numele de potrivire culturală) este evaluarea potențialilor candidați pentru a determina ce tip de impact cultural ar avea asupra organizației. Acest lucru se bazează pe alinierea valorilor, convingerilor și comportamentelor dintre angajat și angajator.

De la modul în care se comunică la stilul lor de lucru, fiecare angajat modelează cultura organizației tale. De aceea, este important să identifici valorile, convingerile și comportamentele pe care compania ta se bazează și să le pui în practică în timpul interviurilor cu candidații.

Prin intermediul unui interviu semi-structurat, poți determina dacă valorile și convingerile candidatului se aliniază cu cele ale companiei tale. Aceasta este modalitatea prin care poți decide dacă o persoană poate pur și simplu să facă treaba sau poate excela, pe baza valorilor și a modului în care acestea se aliniază cu cele ale companiei tale.

Întrebările pot fi formulate în funcție de valorile companiei. De ex.,  dacă o companie are ca valoare “Lucrul în echipă”, aceste întrebâri pot ajuta intervievatorul să își dea seama dacă candidatul se potrivește cu compania:

• Ce îți place cel mai mult la lucrul în echipă?
• Când te gândești la munca în echipă este ceva ce nu îți place?
• Cum gestionezi situațiile în care membrii echipei au păreri sau idei diferite cu privire la abordarea unei sarcini sau proiect?
• Există ceva ce nu îțî place la colegii  actuali?
• Cum comunici cu membrii echipei? Poți descrie o situație când ai fost nevoit să rezolvi un conflict în cadrul echipei?
• Cum te-ar descrie colegii tăi?

Aceste întrebări vă pot ajuta să evaluați capacitatea candidatului de a lucra eficient într-o echipă, de a comunica cu membrii echipei, de a gestiona conflictele și dezacordurile și de a contribui la succesul echipei.

8. Cum măsurăm cultura de organizație?

Pentru orice companie, cultura organizațională este un aspect crucial care poate face diferența între succes și eșec. Din acest motiv, măsurarea culturi de organizație este importantă pentru a ne asigura că organizația se dezvoltă și își atinge obiectivele. În general, măsurarea culturii organizaționale implică obținerea unui feedback de la membrii organizației, analiza acestor informații și identificarea aspectelor care pot fi îmbunătățite. Este important să se înțeleagă că cultura organizațională este un concept în continuă schimbare și trebuie monitorizată și ajustată în mod regulat pentru a se asigura că rămâne relevantă și eficientă în contextul organizației.

Există două metode principale pentru a măsura cultura organizațională:

–  Metoda cantitativă implică utilizarea chestionarelor pentru a colecta date direct de la membrii organizației și a obține feedback-ul lor asupra culturii organizaționale.

–  Metoda calitativă implică interviuri și discuții în grup pentru a obține informații mai detaliate despre cultura organizațională și pentru a înțelege mai bine valorile, normele și comportamentele care caracterizează organizația.

Nu orice măsurare sau analiză dintr-o organizație este o diagnoză sau o intervenție asupra culturii organizaționale, iar alegerea instrumentelor care să măsoare corect cultura de organizație reprezintă un prim pas foarte important.  Vom dezvolta într-un articol separat modelul folosit de Human Synergistics pentru a măsura cultura de organizație.

Dacă orice punct din aceasta expunere largă despre cultura organizațională ți-a atras atenția, dacă ai întrebări sau curiozități, scrie-ne la info@humansynergistics.ro, vorbim cu bucurie oricând despre cultura organizațională.